海外顧客向け英語メールテンプレート｜独自集客・見積もり・発送対応2026

数量・配送先を聞く段階。在庫や希望到着日はまだ約束しません。

Subject: Re: Your inquiry about ［item］

Hello ［name］,

Thank you for your inquiry about ［item］. Please share the quantity, destination country, postal code, and preferred delivery date. Availability, shipping options, and the quotation terms will be confirmed before an order is accepted.

Best regards,
［name / business］

意味：必要な条件を聞き、在庫・配送・見積もりは注文受付前に確認すると伝えます。希望日は聞くだけで到着保証ではありません。不要な個人情報まで求めないでください。

全条件を確認できた後に使います。輸入者・費用負担者が未定なら、先に配送・通関担当へ確認します。

Subject: Quotation for ［item］ — ［quotation number］

Hello ［name］,

Please find the quotation below.
Item and condition: ［details］
Quantity: ［quantity］
Item price: ［currency / amount］
Shipping: ［method / amount］
Estimated dispatch date: ［planned dispatch date］
Tracking and insurance: ［tracking and insurance terms］
Return terms: ［return terms］
Quotation valid until: ［quotation expiry date］
Payment method: ［agreed payment method］
Payment due: ［agreed payment deadline］
Import charges paid by: ［agreed party responsible for import charges］
Importer: ［confirmed importer］

Import duties and customs assessment vary by item and destination. Final duties may differ from estimates and depend on customs assessment. Please confirm whether you accept these terms, or let me know what needs clarification.

Best regards,
［name / business］

意味：商品・金額・発送予定・返品等を提示し、承諾か不明点の返信を求めます。送信しただけでは承諾済みになりません。予定発送日・見積期限・実際の引渡日も分けてください。

購入者のスクリーンショットや通知メールだけでは、この文を使いません。

Subject: Payment confirmed for quotation ［quotation number］

Hello ［name］,

The payment status has been confirmed in the payment provider’s official dashboard. The order will be prepared according to the accepted quotation. The next update will be sent after dispatch.

Best regards,
［name / business］

意味：入金を確認し、承諾済み見積もりに沿って準備すると伝えます。発送済みという文ではありません。

Subject: Shipment confirmation for order ［order number］

Hello ［name］,

Your order was dispatched on ［actual handover date］.
Carrier: ［carrier］
Tracking number: ［number］
Tracking page: ［official carrier URL］

Please keep this message for your records. If the tracking does not update within the carrier’s normal processing time, please reply to this email.

Best regards,
［name / business］

意味：実引渡日と追跡先を案内します。注文番号・配送会社・追跡番号・URLを発送控えに照合してください。到着日の保証ではありません。

Subject: Update regarding order ［order number］

Hello ［name］,

This is an update regarding your order.
Current tracking status: ［status］
Action being checked: ［carrier inquiry / document review］
Next update: ［next update date］

If damage is involved, please keep the outer packaging and send photos of the item, the outer box, and the shipping label.

Best regards,
［name / business］

意味：確認した追跡状況・実際に行う照会・守れる連絡日を伝えます。破損が関係しなければ写真依頼の文は外します。未確認の補償や返金は約束しません。eBay上の要求は外へ移さず、eBay内のケース対応へ戻ります。